사무실에서 서류를 다루다 보면 상태를 표시할 일이 자주 생긴다. 확인했다, 처리 끝났다, 받았다 같은 것을 매번 손으로 적는 대신 스탬프로 착 찍으면 일이 훨씬 빠르다. 업무용 확인 스탬프는 회사 규모를 가리지 않고 어디서나 요긴하게 쓰는 물건이다. 서류가 많은 부서에서는 이 도장 하나로 처리 상태가 한눈에 정리되니, 놓치는 일도 줄어든다.
자주 쓰는 확인 문구들
현장에서 많이 나가는 문구가 정해져 있다. 합격, 불합격 같은 검수 표시, 완납이나 미납 같은 정산 표시, 받았다는 뜻의 RECEIVED, 처리 완료를 뜻하는 확인이나 승인 같은 것이다. 영어로 APPROVED, PAID, CHECKED를 쓰는 곳도 있다. 하는 일에 따라 자주 쓰는 문구가 다르니, 우리 업무에서 반복해서 적는 말이 무엇인지 떠올려 보면 어떤 스탬프가 필요한지 금방 정리된다.
여기에 날짜를 함께 남기고 싶다면 날짜가 바뀌는 회전판이 달린 스탬프를 쓰기도 한다. 확인한 날, 접수한 날을 문구와 함께 찍어 두면 나중에 언제 처리했는지 바로 알 수 있다. 서류를 순서대로 관리해야 하는 곳에서는 이 날짜 표시가 특히 요긴하다. 필요한 문구와 날짜를 어떻게 조합할지는 업무 방식에 맞춰 정하면 된다.
세트로 갖추면 손이 빠르다
확인 스탬프는 보통 하나만 쓰지 않는다. 합격과 불합격, 완납과 미납처럼 짝으로 쓰는 경우가 많다. 그래서 자주 쓰는 문구를 몇 개 세트로 갖추는 걸 권한다. 책상에 몇 개 두고 서류를 넘기며 해당하는 걸 골라 찍으면 처리 속도가 확 붙는다. 매일 여러 번 찍는 자리라 자동(만년) 스탬프로 맞추면 인주 없이 누르기만 하면 되니 더 편하다. 서류가 많이 오가는 부서일수록 이 세트 하나가 손을 크게 덜어 준다.
색으로 상태를 구분한다
문구가 여러 개일 때 색을 나눠 두면 서류 더미에서 한눈에 상태가 보인다. 예를 들어 완료된 것은 파란색, 확인이 필요한 것은 빨간색으로 정하는 식이다. 결재나 검수를 여러 사람이 함께 하는 곳이라면 이 색 구분이 특히 유용하다. 흐려지면 같은 색 리필 잉크로 채워 오래 쓴다. 색과 문구를 팀 안에서 미리 약속해 두면 누가 봐도 상태를 바로 이해한다.
만들 때 정할 것
먼저 우리 업무에서 반복해서 쓰는 문구를 목록으로 뽑는다. 그중 꼭 필요한 것부터 정하고, 서류에 찍을 자리 크기에 맞게 글자 크기를 잡는다. 한글로 할지 영어로 할지도 정해야 한다. 여러 개가 필요하면 세트로, 자주 찍으면 자동 스탬프로 맞추는 게 낫다. 색은 상태 구분을 염두에 두고 고르면 나중에 편하다.
한 가지 팁이라면, 처음부터 너무 많은 문구를 만들 필요는 없다는 것이다. 실제로 자주 쓰는 두세 개부터 시작해서, 쓰다 보면 더 필요한 문구가 눈에 들어온다. 그때 하나씩 더하면 낭비가 없다. 업무 흐름은 계속 바뀌니, 정말 손이 자주 가는 것부터 갖추는 게 현명하다.
합격, 완납, RECEIVED 같은 업무용 확인 스탬프가 필요하다면 뉴스탬프 스토어의 업무용 스탬프를 살펴보고 필요한 문구와 크기를 정해 맞추면 된다. 뉴스탬프 스마트스토어에서 확인할 수 있다.
출처
- 업무용 확인 문구·검수/정산 스탬프 활용 및 제작 기준: 실제 제작·판매 경험 및 일반적인 사무 관행 기준
주문·상담은 뉴스탬프 스마트스토어에서 하실 수 있습니다.